Tietosuojaseloste – Mielimatka Coaching
Pysähdy. Olet tärkeä.
Mielimatka Coachingissa henkilötietojesi suoja on meille sydämen asia. Käsittelemme kaikkia tietoja vastuullisesti, huolellisesti ja kunnioittavasti – aivan kuten kohtaamme asiakkaammekin.
1. Rekisterinpitäjä
Mielimatka Coaching / Henni Nikkilä
Y-tunnus: 2687381-1
Höylänlastu 1, 06150 Porvoo
Sähköposti: henni@mielimatka.fi
2. Rekisterin nimi
Mielimatka Coachingin asiakas- ja markkinointirekisteri.
3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Keräämme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:
• ajanvarausten hallinta ja yhteydenpito asiakkaisiin
• asiakasviestintä ja palveluiden toteuttaminen
• laskutus ja kirjanpito
• markkinointiviestintä (esim. uutiskirjeet, tapahtumaviestit, sosiaalinen media)
Tietoja käytetään ainoastaan Mielimatka Coachingin palveluiden tarjoamiseen, kehittämiseen ja asiakassuhteen hoitamiseen.
4. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin voidaan tallentaa seuraavia tietoja:
• nimi
• sähköpostiosoite
• puhelinnumero
• osoite (tarvittaessa laskutusta varten)
• ajanvaraus- ja maksutiedot
• yhteydenottolomakkeiden viestit
• asiakasmuistiinpanot ohjauksista ja valmennuksista (henkilökohtaisia, hyvinvointiin liittyviä huomioita, ei terveydenhuollon rekisteri)
• verkkosivujen ja sosiaalisen median kautta kerättävät tekniset tiedot (esim. IP-osoite, evästeet ja analytiikkatiedot)
5. Tietojen säilytysaika
Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen asiakassuhteen hoitamiseksi tai lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi. Asiakastiedot poistetaan, kun niitä ei enää tarvita tai kun asiakas pyytää tietojensa poistamista, ellei lainsäädäntö (esim. kirjanpitolaki) edellytä pidempää säilytystä.
6. Tietojen säännönmukaiset lähteet
Tiedot saadaan asiakkaalta itseltään esimerkiksi:
• yhteydenottolomakkeen, ajanvarauksen tai sähköpostiviestinnän kautta
• valmennus- ja ohjaustilanteiden yhteydessä
• uutiskirjeen tai tapahtuman ilmoittautumisen kautta
7. Tietojen luovutus ja siirto
Tietoja voidaan siirtää Mielimatka Coachingin käyttämille palveluntarjoajille, jotka toimivat tietojen käsittelijöinä:
• Outlook (Microsoft 365) – sähköposti ja kalenteri
• Timma – ajanvarausjärjestelmä
• Ukko.fi – laskutus ja kirjanpito
• Instagram ja muut sosiaalisen median kanavat – markkinointiviestintä
Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille ilman asiakkaan lupaa, eikä niitä siirretä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle ilman asianmukaista suojaustasoa.
8. Evästeet ja analytiikka
Verkkosivuilla voidaan käyttää evästeitä (cookies) käyttäjäkokemuksen parantamiseen ja sivuston kehittämiseen. Evästeiden avulla voidaan kerätä esimerkiksi kävijämääriin, selaimen tyyppiin ja käyttöaikaan liittyvää tietoa. Käyttäjä voi halutessaan estää evästeiden käytön selaimensa asetuksissa.
9. Rekisteröidyn oikeudet
Sinulla on oikeus:
• tarkastaa sinusta tallennetut tiedot
• pyytää virheellisten tietojen oikaisua
• pyytää tietojesi poistamista (’oikeus tulla unohdetuksi’)
• rajoittaa tietojen käsittelyä tai vastustaa sitä
• peruuttaa suostumuksesi markkinointiin
• siirtää tietosi järjestelmästä toiseen (GDPR:n mukaisesti)
Pyynnöt voi lähettää sähköpostitse osoitteeseen henni@mielimatka.fi. Vastaamme kaikkiin pyyntöihin kohtuullisessa ajassa (viimeistään 30 päivän kuluessa).
10. Tietojen suojaus
Tietoja käsitellään vain niiden henkilöiden toimesta, joilla on siihen oikeus (Henni Nikkilä ja tarvittaessa yhteistyökumppanit). Tiedot säilytetään suojatuissa järjestelmissä (Outlook, Timma, Ukko.fi), joihin pääsy on rajattu tunnuksin ja salasanoin. Paperisia asiakasmuistiinpanoja säilytetään lukitussa tilassa.
11. Muutokset tietosuojaselosteeseen
Pidätämme oikeuden päivittää tätä tietosuojaselostetta toimintamme tai lainsäädännön muuttuessa. Ajantasainen versio on aina nähtävissä verkkosivuillamme www.mielimatka.fi.
Mielimatka Coaching
Henni Nikkilä
Pysähdy. Olet tärkeä.